Путешествуем по-деловому

Специалисты вместо термина «бизнес-туризм» часто используют английскую аббревиатуру MICE ( Meetings , Incentives, Conferences , Exibilions - «деловые встречи, интенсив-туризм, конференции, выставки»), так как она более полно отражает смысл этого направления.

В структуре мирового бизнес-туризма превалируют индивидуальные деловые поездки (70,8%). Примерно в равных долях - поездки на конференции и семинары (12,6%) и посещение выставок (10,9%). Конгрессные туры и инсентив-туризм занимают приблизительно по 3%. В России же, по мнению экспертов, картина несколько иная: у нас очень популярны поездки на выставки, а доля «чистого» инсентива практически равна нулю.

В мировом туристическом потоке доля бизнес-туристов составляет примерно 25-30%. Точно же оценить процентное соотношение деловых и неделовых поездок наших сограждан довольно непросто, поскольку командировки россиян внутри страны статистика фактически не отслеживает, а за рубеж подавляющее большинство отечественных бизнес-путешественников выезжают по обычным туристическим визам. Тем не менее, можно утверждать, что с каждым годом деловом туризм охватывает все больше жителей России.

Емкость рынка деловых перемещений наглядно демонстрирует статистика западных специалистов. Они предполагают, что к 2020 году объем деловых поездок в мире возрастет в три раза. При этом доходность отрасли в целом увеличится с $399 млрд в настоящее время до $2 трлн.

Систематизировать основные виды деловых поездок проще всего, но их задачам и организационным особенностям. Чаще других встречаются следующие бизнес-поездки:

• стандартные внутрикорпоративные командировки;
• с целью приобретения и поддержания внешних контактов (индивидуальные бизнес-поездки);
• с рекламно-информационными целями (участие в выставках, конференциях, семинарах);
• корпоративные поощрительные мероприятия (инсентив-программы). Рассмотрим каждый из перечисленных видов поездок.

В командировку!

Организацией деловых поездок, как правило, занимаются специалисты компании. Для них не составляет труда отправить в командировку одного-двух человек. Но если речь заходит о группе лиц, то сотрудники, отвечающие за подобные поездки, сталкиваются с серьезными проблемами. И тогда на помощь им приходят туристические фирмы, специализирующиеся на проведении корпоративных мероприятий, организации участия в выставках, конференциях и т. п.

К выбору такой фирмы следует отнестись предельно внимательно. Посмотрим на ситуацию глазами заказчика.

Первое условие корпоративного клиента при его работе с турфирмой - предоставление его ответственного сотрудника ( account -менеджера), который будет выполнять функции контактного лица, а также решать все возникающие по ходу дела «опросы. Следует помнить, что непрофильным фирмам держать специалиста для обслуживания только одной организации экономически нецелесообразно. Как правило, в таких компаниях каждый accoiint -менеджер ведет от 10 до 20 заказчиков.

Второе условие - оперативная доставка проездных документов. Для этого фирме надо иметь довольно большой штат профессиональных курьеров.

Третье - возможность оказания турфирмой услуг на кредитной основе. Кроме того, у некоторых корпоративных заказчиков часто возникает необходимость утром забронировать билеты, а днем уже улететь. Взаиморасчеты в такой ситуации происходят после получения авиабилетов, и только серьезная турфирма в состоянии гарантировать их доставку до фактической оплаты.

Четвертое условие - готовность турфирмы оптимизировать командировочные бюджеты своих клиентов. Обычно ей это выгодно, лишь если она занимается обслуживанием всех остальных направлений делового туризма (индивидуальных поездок, поездок на выставки, инсентив-туров). Дело в том, что большинство турфирм от реализации только авиабилетов и номеров в отелях получают невысокую комиссию, поэтому они не стремятся информировать клиентов о специальных цепах и условиях.

Бизнес-вояж на одного

Для организации индивидуальных деловых поездок, встреч, переговоров очень важно хорошо знать протокольный регламент: каким классом нужно лететь участнику этой поездки, какой автомобиль его должен ждать в аэропорту, в каком отеле следует остановиться, чтобы соответствовать как собственному социально-профессиональному статусу, так и статусу планируемою мероприятия.

Часто менеджерам турфирм приходится сталкиваться с тем, что протокольный отдел корпоративною клиента настаивает на размещении первою лица компании в отеле, которым, по статусу подходит только менеджеру среднею звена. И лучше довериться профессиональному мнению сотрудника турфирмы, «чтобы не было мучительно больно» за потерянное в глазах партнеров реноме и упущенную в результате этого выгоду.

Можно проверить квалификацию турфирмы в данном виде бизнес-туризма, изучить опыт ее работы по организации поездок первых лиц крупных компаний.

Других посмотреть и себя показать

Правильно организовать поездку на выставку, семинар или стажировку - довольно сложная задача. Очень часто посещение выставки превращается в прогулку «как бы по делу» за счет фирмы, семинар срывается из-за неорганизованности его участников, а конференция заканчивается банальной гулянкой. Как избежать проблем такого рода? Прежде всего, нужно четко сформулировать цели и задачи данного бизнес-вояжа. Исходя из них и составляется программа мероприятия.

Серьезные фирмы, специализирующиеся на деловом туризме, берут на себя урегулирование протокольных вопросов, составляют расписание всех поездок, согласовывают место и время проведения деловых встреч; занимаются они и организацией культурной программы. У туристической компании должны быть налажены контакты с интересующими клиента партнерами. В этом турфирмам помогают отраслевые объединения, торгово-промышленные палаты и другие государственные и негосударственные организации, ориентированные на продвижение продукции и услуг своих национальных предприятий. Помните, что хорошая туристическая компания обязательно состоит хотя бы в одном национальном профессиональном объединении, чтобы использовать сто информационные возможности в интересах клиентов.

При организации поездок на выставки лучше всего обращаться к фирмам, имеющим опыт обеспечения деловых визитов по интересующим вас отраслевым направлениям. Степень знания сотрудником турфирмы той или иной отрасли легко понять по нескольким профессиональным вопросам уже на стадии предварительного обсуждения программы поездки.

Стимулирующий туризм

Инсептив-туры - очень эффективный мотивирующий инструмент. Как любой стимулирующий подарок, такая поездка обязана быть абсолютно безупречной. Кроме того, инсептив-туры демонстрируют успешность вашей компании, дают возможность укрепить деловые и профессиональные связи в ненормальной обстановке, позволяют совместить рабочие моменты (профессиональные презентации) с хорошим отдыхом.

При планировании инсентив-мероприятия нельзя упустить из виду ни одной детали, чтобы гости не забыли о главной цели поездки и ее организаторе. В то же время рекламный момент должен быть подчеркнут очень тонко и ненавязчиво. Справиться с такой задачей, не показавшись бестактным, по силам лишь высококвалифицированному специалисту.

Вывод один: обращайтесь только в проверенные компании, имеющие за плечами успешную практику организации инсентив-программ для крупных клиентов. Лучше, если среди них будут банки, сырьевые концерны, телекоммуникационные корпорации. Это, как правило, самые капризные заказчики, и, если они остались довольны услугами турфирмы, значит, работает она профессионально.